2019.5.3 ozawa

仕事を効率良くするために「シングルタスク」を意識する

 

 

印刷・WEB・ITで、
お客様の「伝えたい」をデザインする会社、
ヂヤンテイシステムサービスの小澤です。

 

脳はマルチタスクが苦手。

 

少し前に、この記事の中で書いたことです。

 

スマホの使い過ぎによる「脳過労」を意識しよう!

 

スマホは、マルチタスクになりがち。

 

脳はマルチタスクが苦手なので、
脳にストレスがたまっていき
脳過労になるという話でした。

 

この時は、脳はマルチタスクが苦手
なのかと、
素直に受け止めていたのですが、

 

普段の仕事が、
マルチタスクになりがちであるな
と気になっていました。

 

仕事に集中していても、
電話や人の応対で仕事が中断されます。

 

そのことによって、仕事の優先順位が
変わることもしばしばで、
切り替えが必要となります。

 

その前にしていた仕事に戻った時は、
その仕事に頭を戻すための時間が
また必要となり、

 

効率が良くないなあと感じます。

 

電話や応対で強制的に、
仕事を止められなくても、

 

メールを受信してみたり、
会社のSNSをチェックしたり、

 

このブログのネタ探しに、
ニュースサイトを頻繁に閲覧します。

 

仕事が細切れに中断される機会が、
さらに増えています。

 

30分も1つの仕事に集中できず、
仕事を切り替えている自分がいて、

 

以前の仕事に比べて、マルチタスクに
なっていることが気になっていました。

 

一番影響を受けるのは、原稿を書いたり、
構想を練ったり、アイディアをだす仕事。

 

以前は、制作のフロワーに
自分のパソコンがあり、

 

これらの仕事をする時は、制作のフロワーに
移動して集中したのですが、

 

現在は営業のフロワーで全ての仕事を
する環境となったので、

 

仕事の切り替えを意識しなければと
思いながらも、

 

マルチタスク傾向になっていることが
気になっていました。

 

状況に応じて、仕事を切り替え、
複数の仕事を並行して処理していくことも、
1つの能力であると考えていたことも
あるのですが、

 

なんだかんだで、仕事の効率が
悪いなと感じていたからです。

 

そのため、以下の記事が
目に飛び込んできました。

 

東洋経済ONLINE:「マルチタスク」での仕事が極めて非効率な理由(2019.4.30)

 

 

この記事の筆者は、
シングルタスクをおすすめしています。

 

スマホの使いすぎに警鐘を鳴らす
学者によると、

 

脳はマルチタスクが
苦手だということなので、

 

シングルタスクをおすすめする
この方の意見に耳を傾けてみたいと
思います。

 

先ほどの私の例もそうですが、
現代は、マルチタスクになりやすい
環境にあるということです。

 

そのため、自分でコントロールできる
範囲で、シングルタスク化を
徹底すること。

 

スマホやネットを意識的に遮断し、
マルチタスク化を防ぐことが重要
であると言います。

 

1つのことに集中するシングルタスクの
究極の形が「ゾーン」だと言います。

 

スポーツの話題で「ゾーン」に
入ったなどと表現しますね。

 

ゾーン状態の説明として
このようにあります。

 

ゾーンに入った状態では、一切の雑念がなくなり、対象に意識が集中しています。とはいえ、一所懸命に対象に注意を向けようとしているのではありません。自然と注意が向いている、言わば、自分と対象とが一体化した状態になっています。

 

ゾーン状態に入ると、情報処理の精度が高く
なっても、視野は狭くならず、

 

自分自身も含めて状況を広く捉えられ、
仕事がはかどるとのこと。

 

ゾーン状態に入るためのルーチンを
自分なりに見つけましょうと
おすすめしています。

 

ゴルフをされる方は、ルーチンは
馴染みがあると思います。

 

机を整える、コーヒーを飲む、
上半身のストレッチをするなど、

 

ゾーン状態に向かうための一連の
行動をパターン化し、ゾーン状態に
入りやすくするということに
なると思います。

 

ゴルフもそうですが、ゾーンに入るのは
鍛錬が必要ですね。

 

それでも、環境を整えることは、
誰でもできるとのことで、
以下のことが推奨されています。

 

・時間・・・おすすめは早朝

 

確かに朝の時間は、
仕事が遮られないので、集中できます。

 

ブログも早朝終わらせるのが
理想であるなと考えていました。

 

・空間(視覚)・・・注意を引くものから逃れる

 

これは、会社で仕事をする場合、
難しいかもしれませんが、

 

注意を引くものが目に入らないような
工夫はできるかもしれません。

 

・空間(聴覚)・・・静寂よりも適度な雑音

 

静かだと小さな音でも気になり、
実は逆効果だと言います。

 

ここからが、おもしろいのですが、
なかなか取り組むことができない、
集中できない仕事は、

 

だいたいが以下のようなものだ
ということです。

 

・何から手をつけていいかよくわからないくらい壮大な仕事
・とにかく手間がかかる面倒な仕事
・締め切りが曖昧な仕事

 

共通点は、「今、何をするか」が
明確になっていないこと。

 

この場合、やるべきこと、
集中することを、明確にするために、

 

仕事を細分化し、プロセスごとに
仕事に集中することを推奨しています。

 

本のタイトルを決める仕事が
例にだされていますが、

 

タイトルを漠然と考えるのではなく、
まずは方向性を3つだすと決めて
集中する。

 

でてきた方向性1つに対し、
10案ずつアイデアことに集中する。

 

でてきた案の共通点を見つけて
カテゴリー分けする。

 

こうした例をだされると、
仕事に集中する時間も短い
設定であることがわかります。

 

これらのことを時間を決めて
やればもっと、集中できるのでは
ないでしょうか?

 

トリンプの元社長、吉越 浩一郎さんの
『デッドライン仕事術』という本を
思い出しました。

 

1つ1つの仕事にデッドラインを決めて
集中する仕事術でした。

 

最後に仕事の難易度の話がありました。

 

単純な仕事はテンションが上がらないため、
30分でできる仕事であれば、
15分に設定して集中する。

 

逆に難しい仕事の時は、自分が理解
できるところだけを優先し、
難易度を下げて調整する。

 

ゾーンに入りやすい難易度を
知っておくことが大事である
ということです。

 

他の方の工夫で、メールの送受信は、

 

「出社時」「昼休み前」「退社前」の
3回に制限することを勧めている
話がありました。

 

できるだけ、すばやく返信しようと
受信メールがないのに、送受信アイコンを
クリックしてしまうことがあります。

 

それだけは、今後やめようと思いました。

 

「出社時」「昼休み前」「退社前」
メールはこれだけで良いのかもしれませんね。

 

料理をはじめ、家事はマルチタスクで
なければ非効率です。

 

仕事も、この案件を協力会社に振って、
返事をもらうまでに、
これを進めておこうなど、

 

大きな枠組みでいえば、マルチタスク
になると思うのですが、

 

小まめに仕事の切り替えができる、
現在の仕事の環境が、

 

むしろ効率の悪さを生み出す
という話だと思います。

 

仕事の効率を上げること、
単純な作業はAIに任せるなど、

 

生産年齢人口が減少している
日本にとって、差し迫った課題でも
あると思います。

 

意識して仕事のやり方を
変えていきたいと思います。

 

いかがでしょうか?