2019.4.28 ozawa

メールで円滑なコミュニケーションを。メールも見た目が重要です!

 

 

印刷・WEB・ITで、
お客様の「伝えたい」をデザインする会社、
ヂヤンテイシステムサービスの小澤です。

 

ゴールデンウィーク2日目。
いかがお過ごしですか?

 

連日ブログはゴールデンウィークも
関係ありませんが、

 

本日は、いつもと同じ日曜日として、
自宅でブログを書いています。

 

そんな日曜日、
仕事が立て込んでいる時期以外は、

 

メールをチェックしないように
最近はしています。

 

本日は、読みやすいメールの話です。

 

仕事にメールが欠かせない
ものとなりました。

 

毎日のようにメールを受信して、
送信しています。

 

仕事のコミュニケーションの手段なので、
できるだけ、相手に伝わるメールを
送りたいと日頃から考えています。

 

当社のブランドメッセージは、

 

コミュニケーションをつくる。

 

なので、

 

メールと言えども、
円滑なコミュニケーションとなるよう
見た目を気にしています。

 

メールも見た目が大事だと
考えていたのですが、

 

それを代弁してくれるような記事が
ありましたので、紹介させていただきます。

 

東洋経済ONLINE:仕事がダメな人はメールの文面もイケてない〜「見た目」の読みやすさを意識していますか(2019.4.27)

 

 

メールで重要なのは、文章力ではなく、
見た目だと思っています。

 

そうは言っても、メールには、
できるだけ時間をかけたくないので、

 

多少、入力がミスがあっても
良いと思っています。

 

敬称がないものもあったりしますが、
コピペだからだと感じますし、

 

そんなことよりも、肝心の伝えたい内容を
いかにして、正確に伝えるかが、
メールにとっては重要です。

 

その鍵となるのが「読みさやす」であり、
それはメール本文の見た目なのです。

 

さきほどの記事では、
「読みづらいメール」を以下としています。

 

・1行の文字数が多い(30文字以上)
・空白の行がない
・改行がない
・文章が5行以上続く
・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

 

文章そのものではなく、レイアウトの
ことばかりですが、心当たりがある方、

 

普段から気をつけている方も
多いと思います。

 

私の場合は、1ブロックは3行までと
しています。

 

4行以上になるのであれば、
改行しています。

 

メールを開いたときに、文字が詰まった
本文を見ると、直感的に「読みにくい」と
瞬時に感じます。

 

だからこそ、見た目を整える必要が
あるのですが、

 

ビジュアルを意識しておくと、
自ら読み返す時も、読みやすいのです。

 

さきほどの記事では、
メールの読みにくさは、

 

理解度にも影響を及ぼし、
仕事に支障がでると指摘しています。

 

読みにくいメールは、読み間違いを誘発する。

 

読みにくいメールを送っていると、相手の中で優先順位を下げられてしまう。

 

確かにそうだと思います。

 

読みづらいメールは、後回しに
することがありますね。

 

だからこそ、メールのボリュームも
ほどほどが良いと思います。

 

確認事項など、どんなに改行しても、
文章が長くなるようであれば、
添付ファイルにまとめるとか、

 

できだけ箇条書きにして、
読み落としされないようにするなど。

 

メールはじっくり読むものでは
ないのです。

 

簡潔に用件を知りたいだけなのです。

 

漢字の使い方に対する言及もありました。
私も普段から気をつけていることです。

 

「有難う御座います」

 

「宜しくお願い致します」

 

「御対応頂けますでしょうか」

 

特に、若いお客様のメールに多いのですが、
やたらとかしこまり、漢字を多投します。

 

相手に対して謙虚な気持ちの表れ
なのでしょうが、
これも読みづらいのです。

 

見た瞬間にブロック全体が”黒っぽく”なります。人によっては、それだけで読む気が失せてしまうでしょう。

 

と、さきほどの記事には書いてありました。

 

詳細は、さきほどの読んでみてください。

 

記事にはなかったことを1つ。

 

メールには署名をつけましょう。

 

会社名、住所、連絡先などの基本情報を
つけずに、最後に名前だけのメールも
案外多いのですが、

 

署名を入れてほしいなと思っています。

 

メールを読んだ後に、電話で確認したい
時に、メールに電話番号があると、

 

パソコンの画面を見ながら、
電話がすぐにできます。

 

証明は設定すれば、自動でつくので、
設定しておいてほしいところです。

 

また、最初のメールには署名をつけても
その後のやりとりの時は、

 

署名をやめて、名前だけにして
返信される方もいます。

 

なんども同じ署名が入ることを
避けているのだと思いますが、

 

やりとりが増えれば増えるほど、
電話をするための署名探しが、

 

かなり下までスクロールしなければ
いけなくなることから、

 

私はやり取りが続くメールであっても
毎回、署名をつけています。

 

これは意見が分かれることだと
思うのですが、いかがでしょうか?

 

フリーのカメラマンが、
yahooメールで署名もないメールを
送ってくるので、

 

署名をつけたほうが、
ビジネスライクのメールに見えるよと、
アドバイスしたことがあります。

 

こちらとしては、電話番号を入れて
欲しかったのですが、

 

フリーの方のメールに署名がないと、
安定感に欠けた感じがします。

 

逆に、署名がやたらと長いケースが
あります。

 

極端な話ではなく、署名が40行くらい
あるものがあるのですが、
これは逆に、鬱陶しく感じてしまいます。

 

別の営業所の連絡先から、自社の宣伝まで、
ここぞとばかり、
署名に情報を掲載されいるのを見ると、

 

圧迫感を感じるのです。

 

こうして考えると、メールは相手の
感情に訴えかけるものであるのだな
と思います。

 

メール本文のビュアルを見て、
人となりを判断されてしまう
と考えた方がいいでしょう。

 

読みやすいメールは、
相手への配慮の思いが込められた
メールなので。

 

だからといって、
時間がかかるものではなく、

 

自らも読み返すに時間も短くなり、
効率も良くなるのだと思います。

 

メール本文の見た目の意識が
広まることが、

 

仕事の潤滑油になるではと思い、
取り上げてみました。

 

休日のブログ記事として。